Przyjrzyjmy się jak zbudowany jest adres poczty elektronicznej. A także zaletom korzystania z maila we własnej domenie. Zobaczmy jak: profesjonalnie skonstruować adres użytkownika i korzystać z adresu e-mail bez zmiany przyzwyczajeń. Na koniec pokażę Ci profesjonalną stopkę wiadomości, która zwiększa zaufanie do nadawcy.
Mail firmowy to dzisiaj najszybsza po SMS-ie forma komunikacji. Oczekujemy często natychmiastowej odpowiedzi – zapominając, że jest to forma listu. Ktoś go musi przeczytać, zrozumieć, odpisać. Stąd bardzo ważne jest zwięzłe i zrozumiałe pisanie wiadomości.
Budowa adresu poczty elektronicznej.
Adres poczty elektronicznej zbudowany jest z dwóch części rozdzielonych znakiem małpki @. Pierwsza część to nazwa użytkownika, potem rozdzielająca @ i nazwa domeny.
Po co mi adres pocztowy we własnej domenie?
Jeśli korzystałeś do tej pory z darmowych skrzynek pocztowych to zapewne traciłeś mnóstwo czasu przebijając się przez spam i reklamy. Własny adres nie jest tak atakowany reklamami. Chyba, że sam dodasz się do mailingów i mail wycieknie dalej.
Darmowa poczta, czy adres we własnej domenie?
Mail firmowy z darmowej poczty dobry jest tylko na absolutny początek… Klienci podświadomie mogą obawiać się, że ktoś się podszywa pod Twoje wiadomości, gdy wysyłasz je z obcego adresu.
W darmowej poczcie większość sensownych nazw użytkownika jest już dawno zajęta. Zostaje Ci wymyślanie dziwnych zlepków nazw, pseudonimów typu misiek lub uzupełnianie cyframi. Ale im dłuższy, dziwniejszy adres, tym mniej wiarygodnie wygląda.
Gdy piszę lub odbieram maila to po nazwie adresu mailowego – od razu wyobrażam sobie dobrze prosperującą firmę, fachowca lub amatora. Prestiż i wiarygodność firmy kłócą się z korzystaniem z maila w darmowej domenie.
Wybór nazwy użytkownika
Zwyczajowo nazwy użytkownika zbudowane są w formacie:
- osobistym – imię.nazwisko@ – dodaje to pewności, że kontaktujemy się z właściwą osobą w firmie,
- zbiorczym – nazwa działu: pomoc@, reklamacje@. Adresy zbiorcze powinny być używane do odbierania tematycznych wiadomości, oraz do wysyłki mailingu.
W swojej domenie masz wolne wszystkie nazwy użytkowników. Wyobraź sobie, że tworzysz maila: TwojeImię@TwojeNazwisko.pl lub Prezes@TwojaFirma.pl. Poza tym sam decydujesz o rozmiarze skrzynki. Praktycznie nic nie ogranicza wielkości Twoich załączników.
Odbieranie wiadomości jak dotąd
Po założeniu skrzynki we własnej domenie możesz odbierać i wysyłać wiadomości bez wychodzenia ze swoich ulubionych serwisów takich jak: Gmail, Onet, lub WP. Po zalogowaniu do strony poczty dodajesz zewnętrzne konto wpisując: adres e-mail, hasło, folder do pobierania wiadomości, oraz nazwę wyświetlaną w polu nadawcy.
Także klient poczty Mozilla Thunderbird umożliwia dodanie wielu adresów email. Zazwyczaj Thunderbird sam rozpoznaje konfigurację serwera poczty, bez konieczności wpisywania adresów serwerów i używanych portów.
Stopka
To świetne miejsce aby dodać profesjonalizmu całej korespondencji. Poza zwyczajowym pozdrowieniem i podpisem dodać tu możemy przysłowiową wisienkę na torcie.
Wisienką jest wezwanie do działania (skorzystaj z promocji, zapisz się na newsletter, kliknij link do oferty lub produktu na naszej stronie internetowej). Lub też nasze zdjęcie.
Idealnie zaprojektowana stopka zawiera wyłącznie istotne informacje + jedną, która często psuje wygląd czyli bełkot prawny:
- Dane kontaktowe: imię, nazwisko, stanowisko, telefon,
- Dane adresowe: adres firmy, telefon, adres strony internetowej,
- Grafiki: logo firmy, Twoje zdjęcie.
- Informacje RODO:
- polityka prywatności
- regulamin sklepu, lub usługi
Jak wykonać stopkę mailową
W internecie znajdziesz wiele bezpłatnych generatorów podpisów mailowych. Najbardziej popularnym generatorem stopek jest HubSpot. Bardzo intuicyjne narzędzie nie wymagające wiedzy technicznej. Stopkę z własnym logo i firmową kolorystyką stworzysz w trzech krokach.
Bezpieczeństwo
Własny adres e-mail nie oznacza, że teraz możesz lekceważyć bezpieczeństwo. Mimo, że dostawca poczty korzysta z zaawansowanych filtrów i wielostopniowej ochrony antyspamowej. To nadal musisz uważać, aby nie otwierać załączników niewiadomego pochodzenia. A także używać złożonego hasła, aby dane firmowe nie dostały się w niepowołane ręce. Lub co gorsze, żeby nie wykorzystano Twojej skrzynki do masowej wysyłki niechcianych reklam czyli spamu.
Przesiadka na własny adres mailowy to wielka frajda. Mail wysłany z konta pocztowego z Twoją nazwą w domenie robi świetne wrażenie także na znajomych i dodaje korespondencji profesjonalizmu. Dlaczego by zwlekać z tym do jutra? Jak najprędzej załóż skrzynkę pocztową w swojej domenie.
